Como fazer um dashboard no Excel
Introdução
Hoje lidamos com inúmeras informações apresentadas em diversos formatos, criando um grande e confuso volume de dados.
Para uma tomada de decisão, há a necessidade de sumarizar esses dados, assim surgem os Dashboards. Eles oferecem rapidamente uma representação ilustrada e analítica da performance do negócio em questão.
De forma teórica, um Dashboard, ou Painel de bordo, é a composição de vários tipos de relatórios incluindo tabelas de indicadores. Podemos encontra-los com um elevado nível de interatividade ou apresentações de imagens estáticas.
Segundo a Microsoft Office “muitas vezes, os termos “dashboard” e “tabela de indicadores” são utilizados como sinônimos, embora tenham significados diferentes. Uma tabela de indicadores é um tipo de relatório que apresenta uma coleção de indicadores chaves de desempenho (KPIs) juntamente com alvos de desempenho para cada KPI. Por sua vez, um dashboard é um contentor para um grupo relacionado de vistas de tabelas de indicadores e relatórios organizadas (…).”
Aplicação
A aplicação é a história a ser apresentada, este é o primeiro passo para sua construção. Por isso não é aconselhável utilizar cópias de Dashboards de outras empresas, já que cada empresa possui a sua própria história.
Outro ponto crucial é saber quem será o usuário. A visão de um Gerente de produção é diferente do Analista de sistemas. Mas sempre mantenha simples e sem espaço para dúvidas.
Podemos aplica-lo em todas as áreas que precisem de uma visão geral do negócio. Desde gestão de marcas mundiais à análise de ocupação hoteleira, o Dashboard é muito útil.
Abaixo segue um caso de uma boa construção de Dashboard:
Esse exemplo trata do mapa de crescimento e cobertura da marca com dados fictícios. Note a simplicidade e separação didática das informações, o que leva o usuário a entender a “história” necessária para a tomada de decisão.
O primeiro quadrante trata da introdução da “história”, nesse caso, a quantidade de lojas. É direto e objetivo, o usuário rapidamente sabe do que estamos falando.
O segundo quadrante fornece a visão abrangente da cobertura. Utilizando um gráfico, rapidamente passa a informação desejada: quantas pessoas foram atingidas sobre o todo da população, área e distritos.
O terceiro quadrante mostra uma informação mais profunda: a cobertura por idade dos cidadãos brasileiros.
Dessa forma, com apenas três gráficos foi demonstrado à quantidade de lojas e seu impacto em todo o Brasil.
Já no quarto quadrante há o detalhamento do volume de clientes distribuídos no mapa. Uma visão panorâmica do que os gráficos estão falando.
O quinto quadrante é o “clímax” do Dashboard. Ele exibe os valores para cada estado, ajudando a uma tomada de decisão territorial mais exata.
Para finalizar, a conclusão, ou como gostamos de chamar a cereja do bolo. São os filtros dinâmicos. Mas o que isso significa?
Significa que todos os gráficos irão responder às decisões filtradas no sexto quadrante, ou seja, é possível ter diversas visões e relacionar as informações que realmente são interessantes para cada usuário.
Sugestões de layout
Existem várias formas de criar o design de um dashboard, é bastante pratico seguir padrões, como da informação mais abrangente a menos abrangente.
Incluir gráficos e relatórios dinâmicos, que possibilitem o usuário filtrar apenas o que realmente lhe interessa em uma visão única.
Cada um constrói como melhor lhe convém, a decisão dependerá da quantidade e tipos de gráficos.
Ex:
Como visto nos painéis acima trabalhamos com dados em uma única página, evite uma história muito longa. Uma dashboard deve sumarizar sua história, trabalhe com quadrantes dividindo a informação.
Otimize o espaço e não deixe espaço para dúvidas, antes de iniciar um dashboard tenha bem definido o que você quer responder, caso ainda não saiba separe um tempo para decidir quais as visões que irá lhe ajudar no dia-a-dia, quem presencia o problema tem grandes chances de encontrar a melhor resposta para as dúvidas.
Como encontramos na maioria das sugestões de layout trabalhar de uma informação macro para um micro, facilita a compreensão e demonstra a de forma lógica o que queremos contar. Observe que em sugestões de layout, temos diferentes tamanhos de áreas. Por exemplo, na primeira imagem, podemos utilizar o maior grupo como a principal informação e os menores espaços com ramificações destas informações, utilizando gráficos de linha e velocímetros, optando por filtros no campo superior.
Trabalhe bem as cores, destaque textos ou pontos importantes de um gráfico. Isso ajuda a não deixar espaço para dúvidas. Não utilize vários pontos de foco, isso além de confundir não irá passar a mensagem desejada.
Utilize processos automatizados, um dashboard automatizado lhe reduz tempo e mantém a qualidade. Um intervalo de criação de um painel ao outro é realmente curto, por isso economizar tempo é essencial, oferecendo também varias visões com o recurso do filtro.
Para todas essas dicas funcionarem o mais importante é ter uma base de dados bem estruturada, uma vez que uma base mal estruturada não terá a performance e comunicação desejada para criar um bom dashboard.
Bom trabalho!